Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Один из ключевых аспектов увеличения эффективности работы компании – оптимизация бизнес-процессов. Автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему может значительно ускорить работу сотрудников, а также снизить процент ошибок. Некоторые программные комплексы могут не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы – это универсальная платформа для документооборота.

Программы с функцией автообучения могут снизить затраты на внедрение и обслуживание. На основе входящих заявок программа может формировать автоответы для пользователей или направить заявку компетентному сотруднику. Автоматические ответы на обращения – это одна из возможностей программы.

Для автоматического распознавания и классификации могут использоваться документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий. Это означает, что при интеграции функционала обработки и классификации документов в корпоративную систему, ее эффективность может быть увеличена в разы.

При покупке интеллектуальной системы обработки информации следует обращать внимание только на проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Существует множество решений для интеграции, например, интеллектуальные решения ABBYY, которые помогают компаниям облегчить рутинную работу и увеличить эффективность.

Как классифицировать документы: основные принципы

Классификацию документов в делопроизводстве можно осуществлять по различным принципам, например, по времени создания, по месту издания или по уровню секретности. Однако в организациях наиболее популярны два принципа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разделение всех документов на несколько подгрупп, включая:

• организационно-правовые документы (например, договоры, уставы, должностные инструкции);
• распорядительные документы (приказы, решения и т. д.);
• учетно-расчетные документы (счета-фактуры, накладные, платежные поручения и другие);
• информационно-справочные документы (служебные записки, справки, письма и т. д.);
• нормативные документы (правила, стандарты и др.);
• коммерческие договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, возможна только после прочтения документа. Например, чтобы определить, что перед вами договор, а не его приложение, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Важно понимать, что каждый документ может быть классифицирован одновременно по типу и по содержанию. Для обработки документов ответственным сотрудникам необходимо определить тип документа, перевести его в электронный формат, ввести в систему и отправить в соответствующее подразделение. Ошибки при ручной обработке документов могут приводить к искажению данных и недопустимы, если компания стремится занять лидирующие позиции на рынке.

Также клиентские запросы и электронные письма необходимо обрабатывать быстро и точно, иначе компания может потерять доверие клиентов. Многие клиенты ожидают ответа не более, чем через полчаса после отправки запроса, а некоторые считают, что компания обязана отвечать даже в выходные и ночное время. Несвоевременные ответы на запросы могут сильно снизить уровень доверия к компании.

Для упрощения процесса классификации и обработки документов сотрудники компаний могут использовать решения ABBYY.

ABBYY предоставляет решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях. Их продукты подходят как для улучшения делопроизводства, так и для работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой и других отраслях. Наиболее полезными для этой цели являются технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR и уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках — ABBYY Compreno.

С помощью технологии ABBYY OCR можно точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фото и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие. ABBYY Compreno способна производить полный семантико-синтаксический анализ текстов, анализируя события и связи, что позволяет значительно повысить качество и полноту информации для компании.

ABBYY FlexiCapture Engine предназначено для классификации любых документов, используя оптическое распознавание символов, меток и интеллектуальную обработку печатных документов. Для классификации структурированных документов используются созданные заранее шаблоны, а для неструктурированных — гибкие описания. ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации, а также повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать затраты на обработку документов. В зависимости от потребностей заказчика, он может выбрать продукт, который оптимально подходит именно ему.

Фото: freepik.com