Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

В работе каждый из нас сталкивался с ситуациями, когда один отдел не в курсе того, что происходит у другого отдела. Это может очень серьезно влиять на работу компании и стать причиной многих проблем. Как же наладить коммуникацию в коллективе и что делать, чтобы бизнес-процессы работали как часы? Есть несколько инструментов и методов, которые могут помочь в этом.

Прежде всего, необходимо создать единое информационное пространство для всей компании, где будут находиться все необходимые документы и файлы. Это может быть общая область в облаке, где сотрудники смогут делиться файлами и видеть изменения, вносимые другими отделами. Это поможет держать каждого в курсе событий и предотвратит потерю информации.

Также важно проводить регулярные общие собрания, где сотрудники смогут поделиться информацией о своей работе и узнать о работе других отделов. Это поможет избежать недопонимания и повысит эффективность работы.

Можно использовать также различные программы для управления проектами, которые позволяют делиться информацией и следить за выполнением задач. Такие программы позволяют контролировать процесс работы и своевременно реагировать на возникающие проблемы.

Все эти инструменты помогут улучшить коммуникацию в коллективе и повысить эффективность работы. Однако, для успешной реализации необходимо, чтобы каждый сотрудник понимал важность коммуникации и активно участвовал в процессе общения.

Что такое коммуникации персонала в организации?

В каждой компании взаимодействие между сотрудниками является неотъемлемой частью ее функционирования. Поэтому, не удивительно, что многие организации организуют отдельных специалистов по информационному обеспечению, ведь процесс коммуникации играет важную роль.

Цель всех внутренних коммуникаций в организации – наладить связь между руководством и сотрудниками, построить эффективное сотрудничество между коллегами и обеспечить четкий обмен информацией, чтобы предотвратить потери времени и данных. Кроме того, важно, чтобы взаимодействие между сотрудниками было в равных условиях – то есть и сверху вниз и снизу вверх. Это важно для разработки стратегии компании, а также для создания командного духа и повышения уровня лояльности. Если связь между работниками и отделами отсутствует, то решение любых вопросов будет затруднено, что может привести к конфликтам и недопониманию.

Эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям из Америки подсчитали, что на более чем 90% удовлетворенность и лояльность к работе зависят именно от качества взаимоотношений внутри компании. При здоровых коммуникациях коллектив работает более эффективно, а при их отсутствии возникает внутреннее напряжение, что может приводить к появлению конкуренции между разными направлениями.

Но не только для компаний с большим штатом, но и для небольших организаций необходима настроенная связь между сотрудниками. Ведь даже для стартапа, в котором работают всего 3-4 человека, взаимодействие необходимо, чтобы каждый работник знал, что уже сделано, что собираются делать, как продвигается все дело в целом и что требуется от него лично. Организация связи в таком случае не составляет труда – обычно этим занимается общий чат в мессенджере и регулярные собрания.

Особенно важна связь в коллективе, где значительная часть сотрудников работает удаленно или в полевых условиях. В этой ситуации необходимо уделять внимание горизонтальным коммуникациям, которые позволят сотрудникам поддерживать связь с руководством, а также взаимодействовать с коллегами.

Если не заботиться о внутрикорпоративных связях, то они могут развиваться сами по себе. Но это не всегда ведет к желаемым результатам. Если все вопросы обсуждаются у кулера или в частной переписке, если ответственные сотрудники не имеют ясной организационной структуры, а обсуждение политики компании основывается на слухах – невозможно рассчитывать на успешную работу организации.

Для того чтобы повысить лояльность сотрудников при помощи внутренних коммуникаций, необходимо понимать, что внутренний и внешний PR — это две разные вещи. Стратегии, которые могут быть эффективными во внешних коммуникациях, такие как «умалчивание», «перестановка акцентов» и «смещение фокуса внимания», «внутри» не работают.

Следовательно, стратегия формирования единого информационного пространства подразумевает выполнение следующих задач:

• Преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволит достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании. Каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это — одна из основных задач корпоративной коммуникации. Если она никак не решается, возникает риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой организации бывают критические моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. В то же время не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Единственный вопрос, который остается неотвеченным — какие инструменты можно использовать для решения всех этих задач одновременно?

Информационное обеспечение сотрудников является одним из ключевых факторов успешной деятельности организации. Для этого используются различные инструменты, которые можно подразделить на несколько типов.

Первая группа инструментов - это информационные. Они несут в себе задачу информирования сотрудников о том, что происходит в компании. К таким инструментам, может быть отнесен стенд с объявлениями, журнал или газета компании, корпоративный портал с базой знаний, а также различные внутрикорпоративные рассылки.

Второй тип - это аналитические инструменты, которые помогают управлению держать руку на пульсе и понимать, что хотят исполнители. Для этого используются системы обратной связи, формы для внесения рацпредложений, форумы на сайте компании, анкетирование сотрудников, мониторинг персонала и другие инструменты.

Третий тип - это коммуникативные инструменты, которые обеспечивают персональное взаимодействие сотрудников. К таким инструментам можно отнести мероприятия, посвященные тимбилдингу, различные профессиональные соревнования, адаптационные тренинги, корпоративное обучение и семинары.

Четвертый тип - это организационные инструменты, которые помогают каждому сотруднику понимать, куда движется компания и каковы ее цели. Для этих целей проводятся собрания, совещания, планерки и выступления руководства, а также разработка и внедрение корпоративных стандартов.

В настоящее время появилась новая категория коммуникационных инструментов - корпоративные социальные сети. Они объединяют все основные функции коммуникаций внутри организации. К таким функциям может относиться обмен новостями сотрудников, групповые и личные чаты, возможность объединяться в группы по профессиональным интересам, проведение планерок и мозговых штурмов и общение в неформальной обстановке. Корпоративные соцсети максимально эффективно решают проблему внутренних коммуникаций компании, обеспечивая удобство, простоту и гибкость общения. В настоящее время корпоративные социальные сети заменяют корпоративные порталы и сайты, благодаря простоте использования и знакомому формату взаимодействия.

Фото: freepik.com